Библиотечный фонд - это сложная документированная система, требующая четкой структуры. Субъекты, управляющие этой структурой не должны допускать утерю информации, которой они распоряжаются. Люди совсем недавно ушли от бумажной базы данных. Зачем хранить огромное количество макулатуры, если можно хранить информацию в электронном виде. Зачем ходить и искать какие-то папки, если можно сделать запрос не вставая с кресла. В реализации этого нам помогает электронная база данных и переход к ней это верное решение, поскольку данные гораздо удобней хранить в электронном виде, даже не сколько хранить, а получать из нее нужную нам информацию. Электронная база данных, гораздо упрощает жизнь, это своего рода технологический прорыв. И этот прорыв актуален как никогда. Но и недостатки тоже присутствуют, ведь при отключении электричества нельзя будет получить информацию, в отличие от бумажной базы данных, тем не менее сейчас информацию удобней хранить в электронном виде. 
Система библиотечного фонда города, дает нам необходимые сведения о читателях, о книгах и другой литературе, которая есть у читателей и самого фонда и не только это, эта система контролирует все, что происходит с хранящийся в ней информацией.